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Group Satellite Office Project ②
~リニューアル~

フォーバルグループ様(堀内ビルディング)

株式会社フォーバル (東証一部:8275)

事業内容:
情報通信コンサルティング事業、経営コンサルティング事業
概  要:
拠点リニューアルプロジェクト
面  積:
151.7坪
期  間:
約8か月
FRSプロジェクトメンバー
 
・プロジェクトマネージャー:
藤田
・プロジェクトリーダー  :
中村
今回のプロジェクトは、2021年8月にリニューアルしたフォーバル社の神田オフィス。働き方改革の取り組みをさらに躍進させるべく立ち上がった今回のプロジェクト。リニューアル推進の過程を、写真も交えてご紹介いたします。

神田の立地特性を生かしたオフィスとして生まれ変わる

エントランスから続くロビー
フォーバルグループは、2020年にグループ全体で利用できるサテライトオフィスを目黒に開設しました。その根底には、「社員それぞれが最大限に力を発揮でき、生産性向上を期待できる環境の実現を推進する」という想いがありました。今回の神田オフィスリニューアルのプロジェクトもその想いを引き継いだかたちで始動しました。
「神田の立地特性を生かしたオフィス」
これが、フォーバル社が望んだオフィス要件の一つです。主要電鉄が計4線乗り入れている神田駅から徒歩1分という好アクセスの神田拠点。来訪者も招きやすく、グループ社員も立ち寄りやすい拠点の条件を生かしたいという想いがありました。さらに、
「働き方改革への取り組みを躍進させるオフィス」
であることがもう一つの要件でした。新型コロナウイルス感染症への対策も含め、DX化や最新のオフィス構築手法を用いて、より社員の生産性を高めていけるオフィスに生まれ変わらせることを目指し、リニューアルは計画されました。
本プロジェクトのデザインは、私たちと同じフォーバルグループの株式会社第一工芸社が担いました。FRSはプロジェクトマネージメント(以下「PM」と表記)の役割から、本プロジェクトを推し進めます。

空間デザインへのこだわり

用途に合わせさまざまな席を配置した執務室
株式会社第一工芸社(設計デザイン)のデザイナーにお話を伺いました。
──今回の設計デザインのポイントを教えていただけますか
「神田の立地を生かしたい」を実現させるため、人に来てもらえるような工夫をしたことです。お客様を招きやすいように会議室の数を増やしました。さらに、グループ会社の社員も立ち寄って利用しやすいようにWEBブース、集中ブースを設置しました。「ここに来れば、これがある」と思ってもらえれば、アクセスのよい立地特性が生かせると考えました。
──お客様のご要望は他にどんなものがあったのでしょうか
フォーバル社は過去に、別拠点のオフィス構築でDXを積極的に取り入れいています。今回も同様に、位置情報を取得、活用することができるビーコンの導入など「DX」化は大前提。さらに、フォーバル社はSDGsに積極的に取り組む企業なので、脱炭素のイントロダクションとして「GX」(※1)を採り入れたオフィス空間を望んでいました。
※1 GX(グリーントランスフォーメーション)
温室効果ガスを発生させないグリーンエネルギーに転換することで、社会経済を変革し成長につなげること

サスティナブルチェア「SPIN」を取り入れた会議室
そこで提案したのが、グリーン購入法適合の家具やパーツを交換し半永久的に使用できるサスティナブル製品を導入すること。GXの第一歩目として、脱炭素につながる家具を選定し提案しました。

また、バイオフィリック手法を意識したグリーンの導入や、働きやすさに焦点をあてたミーティングブースの配置など、働きがいや生産性の向上につながることを考え設計デザインをしていきました。
──デザインにも「神田」という土地を意識されたと聞いています
本拠点の位置する「鍛冶町」という場所から想起される、メタリックやシルバー、グレーといったカラーを基調としました。また、神田明神をイメージして縁起の良い白の玉砂利を置いたり、神田川をイメージした壁紙を使用したりしています。企業は地域と支えあうという考えから着想し、デザインに落とし込んでいきました。

白い玉砂利を利用した植栽
──壁全面に鏡を設置した空間があるとお聞きしましたが、その目的を教えてください
会議室のレイアウトにあたっては、一面にしか窓がない構造なので、いかに光を取り入れるかということをよく考えました。会議室の壁を斜めにレイアウトし、廊下の壁を全面鏡にすることで、すべての会議室に窓からの光が反射して日の光が入るようにしています。

全面鏡により採光を奥まで届けた会議室エリア
今回、「GX」に目を向けた脱炭素のイントロダクションとなる空間づくり、というのが大きなポイントでした。サスティナブルな家具の導入から始め、お客様と共に、これからもさらに発展させていくことを考えています。

プロジェクト推進にあたって

FRSが担当したPM業務は、プロジェクト全体の工程管理やコスト調整、品質面を統括的にマネージメントするという立場です。ここからは、PMの立場としてどのようにプロジェクトを推し進めていったのかをご紹介します。

工事準備期間からの立ち回りがポイント

リフレッシュルーム
リニューアルは、移転と比べ工数が多く、かつ完工予定日が決まっていたので、スケジュールはタイトでした。そのため、一般的に工事準備期間中に関係各社が集まり話し合いの場を定期的にもちますが、今回は各分科会を個別に設定し効率化。FRSのPM担当者が中核となり、各分科会の状況や発生している問題点を整理し、すり合わせていくハブのような役割を担いながら準備を進めました。
FRSでは、普段から設計・施工を担っているので、こういったタイトな状況下での調整や進行は得意技です。
また、工事に入る前にオフィス内の不要なものをすべて廃棄に回しておくことが必要です。これが場合によっては何トンにも及ぶ大掛かりな作業の1つ。
PMの立場として担当者は
「お客様をよく観察して状況を知ることが大切」
といいます。
ペーパーレスの流れがある中でどんな書類を廃棄するのか、また備蓄品はどうするのか、手つかずになっている書庫はどうするのか、等お客様自身で把握しきることは容易ではありません。実際に働いている方々をよく観察することから始め、時には中へ入っていき、お客様とコンセンサスを取りながら収納プランを作成していきます。いざ工事に入る直前に、行き場をなくした物品が出てくるなどの混乱は避けなければいけません。
スケジュール調整やお客様との協力関係の構築が、工事準備期間の立ち回りのポイントです。

徹底的にお客様を想像して考え抜く

ウエスタンドアの集中ブース
PM業務の大きな柱の一つが、運用オペレーションを策定すること。新しいオフィスを快適に最大限活用してもらうために運用オペレーションは必要不可欠です。
本プロジェクトでは、オフィスが完成し業務開始となる前に、運用説明会を開催しました。オフィスオープンから混乱なく個々が働き始めるためには、こうした説明会も非常に重要です。
説明会は、各部門のマネージメント層に向けて行いました。新しい機能やツールの使い方を想像しながらご参加いただくことができたので、後日、直接部門長から説明を受けた社員の方々は混乱なくオープンの日を迎えることができたと聞いています。
PM担当者は、感染症対策のための消毒スポットの最適な位置、ごみ捨てルールの仕組みづくりなどの細部にもこだわりました。また、皆が気持ちよく使えるようにリニューアル対象ではなかった給湯室の美化の提案も。
オフィスを最大限活用いただくことを考えると、スケジュールやコスト面の調整だけでなく、こうした細かい運用ルールをお客様のことを想像しながら考え抜くというところにたどり着きます。
このような思考のもと、お客様の声を形にするためさまざまなツールを導入しました。その一部をご紹介します。

室内換気量も考慮した密閉のWEBブース

吸音効果がありこもりやすい集中ブース
ソロワークのしやすい個室。特にWEBブースは安心して利用できる密閉空間にこだわりました。

すぐにWEB会議が始められる会議室
モニターを常設した個室は、WEB会議をすぐに実施できるようにしています。
Zoom用のPC、カメラ、マイクが常設され、生産性の上がる遠隔コミュニケーションを意識し機能面やツールの検討を進めました。

顔認証セキュリティと連動したオートドア
顔認証で自動開閉するゲートシステム。情報収集と比較検討に時間をかけたオートドアは、セキュリティを担保しつつ、非接触で入退室することができます。

FRS担当者の声

打ち合わせを重ね導入した機能は、どうすれば最大限活用していただけるかを考えました。例えば、今回導入した個室のWebブースには衛生意識の高まりを考慮し、すべて壁掛けの空気清浄機を設置することにしました。他にもお客様にとって初めての機能やツールがいくつかありますが、まずは使ってみていただかないと、その良し悪しは分かりません。まず「使っていただくために必要な要素は何か」を徹底して考え抜きました。

図面だけ見るのではなく、まずはお客様を観察するということが大切だと、日頃からPMメンバーとはよく話をしています。働く皆さまのご協力なくしてリニューアルは成功しません。ですからフォーバルの方々には本当に感謝しています。

リニューアルの対象フロアは一定期間クローズするものの、業務はとめられませんのでお客様の実務に踏み込んだ確認作業が多くありました。今回のようなリニューアルは移転と比べて工数が多く、綿密なスケジュール調整が必要です。ただ、新しい働き方を実現し生産性を向上させるための経営判断の1つとして、リニューアルの選択肢はおおいにあると考えています。

FRSでは設計も施工もPMも知っているからこその立ち回りを強みとして、お客様に最適なオフィス空間をご提案できるように、リニューアルの知見をさらに積み上げてきたいです。

その他のオフィス風景

神田明神からイメージした壁紙を使用した応接会議室

神田川からイメージした壁紙を使用した6名会議室

執務室①

執務室②

取材実施:2021年09月