お問い合わせ

コラム : 第67回

オフィス移転の羅針盤

オフィス移転は、言わずと知れた企業にとっての一大イベントのひとつ。その背景にあるのは、

  • 業績好調による人員増のための拡大移転
  • 固定費圧縮のための縮小移転
  • 働き方改革の手段としての移転

などが理由としては多く聞かれます。オフィス移転は各企業の非常に重要な意思決定により行なわれるイベント。事業計画、経営状況、最適な面積など、その変数は枚挙にいとまがないですが、ひとつ共通して言えることは、

移転後のオフィスに、明るい未来を描いている。

ということ。プロジェクトを仕切るのは、一般的には総務担当のかた。双肩にかかる負荷や期待は甚大です。しかも、日常業務を遂行しながら…。重責で煩雑な業務の多いオフィス移転ですが、ひとたびミッションが完遂できた暁には、周囲からの賞賛を一身に集められるのもまた、オフィス移転プロジェクトの醍醐味とも言えます。

しかし、そのような最重要イベントのひとつにも関わらず、発生頻度の低さゆえか、プロジェクトの進め方は手探り状態であることが多く、ネット等でも自社の状況に見合った資料を見つけるのは一苦労です。そこで、FRSでは、「オフィス移転プロジェクトのガントチャート」を作成いたしました。これが皆様の羅針盤になることを願いつつ、今回のコラムでリリースさせていただきます。

オフィス移転ガントチャート

オフィス移転の背景が多種多様であることは、先に述べたとおりです。そのため、オフィス移転を検討し始めてから業務に着手するまで、そして実際に移転するまでの期間・タイミングは社風によってもまちまち。

オフィス移転プロジェクトを成功させるためには、オンスケジュールでToDoを管理・遂行するのが肝要。どんなオフィス面積やスピードでも、やるべきことを時間軸で整理しマイルストーンを定められれば、業務負荷やリスクの軽減が期待できます。

今回FRSで発信するガントチャートは、

  • 先行き不透明なので念のため情報収集したい
  • すぐに移転しなければならない
  • 来期の移転に向けて着手したい

など、どのような段階でも、網羅的に参照いただける、シンプルな資料を目指しました。

以下の表は、面積を縦軸に、移転の時期を横軸にしたマトリックス。当社の過去の不動産仲介実績データを基に、移転プロジェクトにかかる所要月数を入れたものです。

大別すると、A~Lまでの合計12のパターンになります。各パターンごとに注意すべきポイントも記載しています。ご移転を控えた企業様もそうでない企業様も、貴社の必要面積からシミュレーションしてみてください。

移転先面積 移転準備期間
~50坪 A 2か月 B 3か月 C 6か月
51~100坪 D 3か月 E 6か月 F 8か月
101~200坪 G 3か月 H 6か月 I 8か月
201坪~ J 6か月 K 8か月 L 12か月

貴社のターゲットとなる準備期間と面積帯の重なるところのアルファベットをクリックしていただくと、コメントにリンクします。
コメントのクリックで、ガントチャートの詳細を閲覧していただけます。

~50坪

A 内装造作の計画がある場合は賃貸物件の検討と並行してレイアウト計画も早期に進めましょう。

内装造作の計画がある場合は賃貸物件の検討と並行してレイアウト計画も早期に進めましょう。入居工事準備期間が短いため、間仕切り壁は納期に時間のかかるスチールパーテーションより造作(LGS)壁をお勧めします。回線手配や原状回復工事の見積依頼もタイミングに注意が必要です。

B 内装造作の計画がある場合は賃貸物件の検討と並行してレイアウト計画も早期に進めましょう。

内装造作の計画がある場合は賃貸物件の検討と並行してレイアウト計画も早期に進めましょう。コスト調整(交渉)期間が短く全体タスクを同時進行型で進める必要があります。

C 賃貸物件によっては解約予告期間が短いものもあるため「現空」だけでなく検討期間中の「新~

賃貸物件によっては解約予告期間が短いものもあるため「現空」だけでなく検討期間中の「新着募集物件」も視野に入ります。移転までの時間は十分にありますが、原状回復工事費の見積依頼は早めに行い交渉期間をしっかり設けましょう。

51~100坪

D 物件内覧から社内合意までを効率良く進めるためには、内覧予定日の先行確保・比較資料の用~

物件内覧から社内合意までを効率良く進めるためには、内覧予定日の先行確保・比較資料の用意・建物外観や内部の撮影など、あらかじめ計画しておくことがポイントです。内装造作の計画がある場合は賃貸物件の検討と並行してレイアウト計画も早期に進めましょう。コスト調整(交渉)期間が短く全体タスクを同時進行型で進める必要があります。

E この規模の賃貸物件は募集から契約まで動きが早いため、気になる物件があれば早めの条件交~

この規模の賃貸物件は募集から契約まで動きが早いため、気になる物件があれば早めの条件交渉を申し入れましょう。働き方の方針によって必要な機能と面積が大きく変わります。早い段階でコンセプトを明確にすることも重要です。

F 賃貸物件は一般的な解約予告期間を考慮すると「現空」だけでなく検討期間中の「新着募集物~

賃貸物件は一般的な解約予告期間を考慮すると「現空」だけでなく検討期間中の「新着募集物件」も視野に入ります。現空物件の場合は貸主側としては早く入居してもらいたいことから契約始期が先になると条件交渉も難しいため、仲介会社との密な連携で計画を練りましょう。

101~200坪

G 物件内覧から社内合意までを効率良く進めるためには、内覧予定日の先行確保・比較資料の用~

物件内覧から社内合意までを効率良く進めるためには、内覧予定日の先行確保・比較資料の用意・建物外観や内部の撮影など、あらかじめ計画しておくことがポイントです。内装造作の計画がある場合は賃貸物件の検討と並行してレイアウト計画も早期に進めましょう。コスト調整(交渉)期間が短く全体タスクを同時進行型で進める必要があります。

H この規模の賃貸物件は募集から契約まで動きが早いため、気になる物件があれば早めの条件交~

この規模の賃貸物件は募集から契約まで動きが早いため、気になる物件があれば早めの条件交渉を申し入れましょう。働き方の方針によって必要な機能と面積が大きく変わります。早い段階でコンセプトを明確にするためにも内製と外部委託の範囲を判断しながら進めることも重要です。

I 賃貸物件は一般的な解約予告期間を考慮すると「現空」だけでなく検討期間中の「新着募集物~

賃貸物件は一般的な解約予告期間を考慮すると「現空」だけでなく検討期間中の「新着募集物件」も視野に入ります。現空物件の場合は貸主側としては早く入居してもらいたいことから契約始期が先になると条件交渉も難しいため、仲介会社との密な連携で計画を練りましょう。

201坪~

J 物件内覧から社内合意までを効率良く進めるために内覧予定日の先行確保・比較資料の用意・~

物件内覧から社内合意までを効率良く進めるために内覧予定日の先行確保・比較資料の用意・建物外観や内部の撮影・役員会決議の準備など工夫をしましょう。BC工事を含めた入居工事期間がどれくらい必要か、早期に把握し部分的な先行発注など柔軟な決裁が必要です。プロジェクトマネージャーの外部委託をお勧めします。

K 賃料や管理費だけでなく空調・電気・清掃等のコスト確認やフリーレントの交渉も含めたコス~

賃料や管理費だけでなく空調・電気・清掃等のコスト確認やフリーレントの交渉も含めたコストシュミレーション(2~5年先程度まで)を実施しましょう。BC工事を含めた入居工事期間がどれくらい必要か新築ビルやビルの格によって変わってきますので、内装以降の進め方にも注意が必要になります。

L 賃料や管理費だけでなく空調・電気・清掃等のコスト確認やフリーレントの交渉も含めたコス~

賃料や管理費だけでなく空調・電気・清掃等のコスト確認やフリーレントの交渉も含めたコストシュミレーション(2~5年先程度まで)を実施しましょう。準備期間もしっかり取れますので、移転に向けたコンセプト策定や社内体制を構築して進めましょう。

さいごに

今回は、オフィス移転のスケジューリングについて情報発信いたしました。オフィス移転プロジェクトに関わる皆様の負荷軽減に繋がると嬉しく思います。

さいごに、FRSのオフィス移転サービスのメリットについて。

FRSは、オフィス移転に関連する業務を網羅的にご提供することができます。例えば、不動産仲介×内装デザイン。あらかじめレイアウト案を作成し内見に臨む(「テストフィット」と言います)ことは、実際に働く環境のイメージが膨らみ非常に合理的な方法です。

また、オフィス移転プロジェクト全体のマネジメント経験も豊富。専任スタッフが貴社の社員のごとく移転プロジェクト推進役を担います。そして、スピード移転もお手のもの。

オフィス移転プロジェクトは、構想段階でも結構ですので、まずはご一報ください。

(著:FRS広報チーム)