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コラム : 第46回

オンライン会議のお作法

皆さん、こんにちは!FRS広報チームです。
残暑お見舞い申し上げます。

ものすごい酷暑が続いていますね…
17日の浜松では、国内最高気温41.4度を記録したとか。Twitterでは、「浜松餃子焼けるな」という投稿や、埼玉県熊谷市からの「何となく悔しい」という投稿もあったようです。熱中症にはくれぐれもご注意くださいね!

さて、前回に引き続き、今回もテレワーク関連の情報をお届けしたいと思います。今回は、「オンライン会議」について。
コロナ禍で一層利用が加速したテレワークですが、オンライン会議は欠かせないですよね!
かつては、

「オンライン会議はどうも苦手だ。照れるよ。」

「実際会って話さないと仕事が進むわけないよ。」

 

こんな声も聞かれましたが、この状況下では一変。もはや、一億総リモート時代です!(←言い過ぎ)

今回は、そんなオンライン会議のお作法についてまとめてみました。
ぜひ最後までお付き合いください!

■オンラインあれこれ

さて、各方面でのオンライン対応はどのようになっているのでしょうか?取材してみると、非常に興味深い事例が見つかりましたのでご紹介します。

その1 大学での講義が様変わりした!

(某私立大学の学生の声)

「講義はすべてオンラインで行なわれています。履修科目を決めるときには、先輩がたから入念な情報収集をして決めていきましたが、リモート講義になったことで大誤算が…。楽勝科目と目されていた若い先生による講義が、リモート講義になったことで、様子が激変!グループワークが増え、ドキュメントの共有機能で自分のアウトプットを全員に晒しながらの発表など、毎回ものすごいストレスに(涙)。
一方、もともとグループワークが多く、難易度高めのレポート提出で知られ敬遠されていた講義では、教授がオンライン会議システムに対応できない影響で課題も激減し、一気に難易度が低下したと聴いています…」

 

その2 営業効率が飛躍的に向上!

(某海外進出支援ベンチャー企業代表の声)

「コロナ禍を受け、当初の訪問スタイルの営業を抜本的に見直さざるを得なくなりました。試行錯誤の末、ウィークデーのうち月曜~水曜をリモート営業に充て、見込客の発掘と案件確度の向上の時間としました。そして、木曜と金曜の2日間で、リモートで確度の高まった見込客への対面営業に充てたことで、結果的に顧客との接触頻度が増え、且つ案件確度が高まった見込客への訪問に徹したことで、受注率が大幅Up、営業効率が飛躍的に向上しました。」

 

このように、学校側も学生側もひたすら混乱している様子の私立学校もある一方で、あたかも逆風を翼に受け空高く飛び上がる飛行機のように、コロナ禍の機に一層飛躍させている企業も。

■リアルVSリモート

さて、オンライン会議には、良い面とそうでもない面とがありそうです。使いかたを間違えると、まるで意味のない会議体になってしまう可能性もあります。
そういえば、先日当社でプロジェクト事例のインタビューをさせていただいた企業様でも、興味深いお話を聴くことができました。

「リモートでのコミュニケーションは目が合わないこともあり、どうしても読み取り不足になりがち。リモートでの良い点を採り入れつつも、リアルな場所を充実させていきたい」

引用元:

オフィスは会社の象徴であり、誇りの大きさ

読み取り不足…確かにその通りですね。

リアルなコミュニケーション

対面では、相手の目線、表情、相づち(大きさ、頻度)、服装、声のトーン、話すスピードなどの直接的な情報に加えて、対面する環境の広さや天井の高さ、風景や音、空気の流れ、温度・湿度などの情報までもが少しずつ影響を与えているといいます。それらの中から共感が生まれ、合意が少しずつ積み重なっていくことで会議や商談の目的が達成されます。

リモートによるコミュニケーション

一方で、リモートの場合はそうはいきません。画面の向こう側で相手の顔は見えますが、細かな表情の変化はどうしても分かりません。また、対面では目と目を合わせて会話するのに対し、リモートでは画面に映る相手をみてしまうもの。目線を向けるには、カメラを見つめて話さなければならないことに。少し難しいですよね。

以下の記事に、オンラインの会議において意識すべき重要なことが書かれていましたのでご紹介します。

何について考えてほしいのか。合意を得たいのか。それが明確にできないから、テレワークがうまくいかない。主旨が不明確なままでも、同じ空間にいれば、日本人特有の「空気を読む」ことによって、なんとなくわかってもらえる。これが「これまでの日本の仕事の進め方」だったのですね。コロナウイルス騒動で、こうした仕事の進め方が変わるかもしれません。

引用元:

テレワークがうまくいかず タバコ部屋で話が進みやすい理由

ドキッとしたかたは要注意です!
そもそも日本という国は世界一のハイコンテクスト(1)国家と言われおり、明確な意思表示や定義が苦手とされています…コロナ禍を機に、会議体の中では、ローコンテクスト化していく必要があるかもしれません。

※1 コミュニケーションを行ううえで、言語のやりとり以外に、過去の文脈や背景など非言語的なものを含んでいる割合が高い意。行間を読み取り合わないと成立しない場合も。

■オンライン会議のお作法

ここまでの内容を踏まえ、オンライン会議のお作法についてまとめていきたいと思います。

 

会議の趣旨を明確にしましょう。アジェンダがとても大事!

会議を招集する際は、会議の目的、合意したい内容を参加者に明示しましょう。アジェンダは会議内容を追記することで議事録として使用できますので、決して二度手間にはなりません。

ID/Passは15分前には送りましょう。

早めに案内をお送りするのがマナーというもの。参加者の皆さんも、定刻と同時に参加できるよう、あらかじめパスワードまで入力しあとはエンターキーのみ、という状態で待つくらいの心の余裕が欲しいものです。

共有したい資料は、あらかじめ開いて準備しておきましょう。

会議で使用する資料があるときは、あらかじめファイルを開いて最小化しておくなど、準備しておきたいものです。開始後の作業で、必要なときに見つからない、うまくファイルが開けない…こんなトラブルは避けましょう。

マイクとイヤホンの使用時には相手を思いやりましょう。

会議でイヤホンとマイクを使用する際は、自分の周りのガヤには注意を払いましょう。イヤホン装着中の自分には聴こえなくても、マイクはガヤも拾っている可能性があり、相手は煩いかもしれません。マイクの設定や、マイクに近づいて話すなど工夫をしましょう。「思いやりとは、相手の見えている景色を想像する力」であることをお忘れなきよう。

沈黙(≒考える時間)を気にしない旨を確認し合いましょう。

対面でもオンラインでも、考える時間はあって然るべきです。正しく合意がなされていくためには、「あ、何か話さなければ!」と参加者が焦ってしまわないように留意しましょう。

相づちは大きめに!オーバーにリアクションしましょう。

一同に介さないオンライン会議では、いわゆる「その場の空気」が存在しません。積極的な意見が飛び交い、会議を有益なものにするためには、参加者の多少オーバーなリアクションが肝。会議の開始前に目をつむって、「私はアメリカ人!」と心の中で3回繰り返してみるくらいがちょうどよいでしょう。

質問するときは、相手と内容を明確にしましょう。

目線の合わないオンライン会議では、「誰に」「何を」聴きたいのか明示することがとても大事な作業。参加者の名前を呼んでから、具体的な質問を投げかけてみてださい。

チャット機能を活用しましょう。

他の参加者の発言中などに気付いた点や、誰かに質問したいことはチャット機能を使って挙げておくといいでしょう。ちょうど対面で行なう会議でいう「挙手」にあたる行為かもしれません。主催者や、進行役のかたはチャットの状況に注意を払いながら進行していきましょう。

明るさに注意を払いましょう。

周囲の明るさによって、表情が暗く見えてしまったり、前向きな参加姿勢が見えなくなってしまうのは不本意というもの。そのための場作りも大事なマナーです。場をセットするときは、照明や太陽光など、明るい方向に向かって座るようにしましょう。

 

以上、主催者・進行役が心掛けるべきことが多いかもしれませんが、実行してみると会議の質が上がりますよ!
ぜひ実践してみてくださいね。

■オンラインでの便利機能ご紹介

こちらでは、オンラインで活躍すること間違いナシのツールを、ふたつご紹介させていただきます。

その1 Google Jamboard

画像引用:Google G Suite Jamborad紹介ページ

対面で行なう会議では、課題やアイデアをホワイトボードに残しながら進めていくことも。そんな運用がオンラインでできてしまうのがこのツールなのです。しかもgmailアカウントさえ持っていれば無料で利用できてしまう、まさにオンライン上のホワイトボード、または模造紙です!
しかも、画面を共有しながら互いに書き込んでいったり、色分けまで可能な付箋を付けテーマを整理したりと、直感的操作ができるという素晴らしさ!
是非一度触ってみてください!

 

その2 AIが音声認識しテキスト化、リアルタイム表示(NTTコミュニケーションズ)

画像引用:NTTコミュニケーションズ「IDタイプ」紹介ページ

「えっいま何て??」は、もう過去の話になりそうです。
オンライン会議中の発言をAIがリアルタイムに「音声認識」→「テキスト化」→「自動翻訳」を行なってくれるという優れもの!異なる言語の相手とのコミュニケーションをスムーズにして、海外拠点との会議から「言葉の壁」をなくしてしまいます。当然、議事録作成の必要なし!
こちらは、NTTコミュニケーションズ社の会議システム「IDタイプ」を導入3,000円 / ID(※最低5IDからの契約)したうえで、オプション契約が必要。有料ではありますが、海外とのコミュニケーション頻度の高い組織では大活躍すること間違いナシ!

■まとめ

以上、今回はオンライン会議のお作法についてまとめていきました。参考にしていただければ幸いです。
なお、「そもそも会議システムは何を選べばいいの?」については非常にたくさんの記事がリリースされていますので、そちらに譲りたいと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました!

■参考資料

・テレワークがうまくいかず タバコ部屋で話が進みやすい理由(クロスロード株式会社)

・Google G Suite Jamboard

・NTTコミュニケーションズ IDタイプ