オンライン会議のお作法

ここまでの内容を踏まえ、オンライン会議のお作法についてまとめていきたいと思います。

 

会議の趣旨を明確にしましょう。アジェンダがとても大事！

会議を招集する際は、会議の目的、合意したい内容を参加者に明示しましょう。アジェンダは会議内容を追記することで議事録として使用できますので、決して二度手間にはなりません。

ID/Passは15分前には送りましょう。

早めに案内をお送りするのがマナーというもの。参加者の皆さんも、定刻と同時に参加できるよう、あらかじめパスワードまで入力しあとはエンターキーのみ、という状態で待つくらいの心の余裕が欲しいものです。

共有したい資料は、あらかじめ開いて準備しておきましょう。

会議で使用する資料があるときは、あらかじめファイルを開いて最小化しておくなど、準備しておきたいものです。開始後の作業で、必要なときに見つからない、うまくファイルが開けない…こんなトラブルは避けましょう。

マイクとイヤホンの使用時には相手を思いやりましょう。

会議でイヤホンとマイクを使用する際は、自分の周りのガヤには注意を払いましょう。イヤホン装着中の自分には聴こえなくても、マイクはガヤも拾っている可能性があり、相手は煩いかもしれません。マイクの設定や、マイクに近づいて話すなど工夫をしましょう。「思いやりとは、相手の見えている景色を想像する力」であることをお忘れなきよう。

沈黙（≒考える時間）を気にしない旨を確認し合いましょう。

対面でもオンラインでも、考える時間はあって然るべきです。正しく合意がなされていくためには、「あ、何か話さなければ！」と参加者が焦ってしまわないように留意しましょう。

相づちは大きめに！オーバーにリアクションしましょう。

一同に介さないオンライン会議では、いわゆる「その場の空気」が存在しません。積極的な意見が飛び交い、会議を有益なものにするためには、参加者の多少オーバーなリアクションが肝。会議の開始前に目をつむって、「私はアメリカ人！」と心の中で3回繰り返してみるくらいがちょうどよいでしょう。

質問するときは、相手と内容を明確にしましょう。

目線の合わないオンライン会議では、「誰に」「何を」聴きたいのか明示することがとても大事な作業。参加者の名前を呼んでから、具体的な質問を投げかけてみてださい。

チャット機能を活用しましょう。

他の参加者の発言中などに気付いた点や、誰かに質問したいことはチャット機能を使って挙げておくといいでしょう。ちょうど対面で行なう会議でいう「挙手」にあたる行為かもしれません。主催者や、進行役のかたはチャットの状況に注意を払いながら進行していきましょう。

明るさに注意を払いましょう。

周囲の明るさによって、表情が暗く見えてしまったり、前向きな参加姿勢が見えなくなってしまうのは不本意というもの。そのための場作りも大事なマナーです。場をセットするときは、照明や太陽光など、明るい方向に向かって座るようにしましょう。

 

以上、主催者・進行役が心掛けるべきことが多いかもしれませんが、実行してみると会議の質が上がりますよ！
ぜひ実践してみてくださいね。