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コラム : 第39回

オフィスの片付け・整理整頓で進める業務効率化


「業務効率化」をお考えなら、ぜひ取り組んでいただきたいのが「オフィスの片付け」です。 新入社員から異動で赴任してきたばかりの上司まで、スタッフ誰もがストレスなくものを探せるのは「30秒以内」。 それ以上の時間がかかるようでは、作業効率が落ちてしまうと言われています。

FRSで大切にしている、

「そこで働くスタッフ一人ひとりが、
採光のパフォーマンスを発揮し
企業が力強く成長していけるように。


私たちはつねに
経営視点でオフィスの成長ストーリーを描き
実現するための方法をご提案することで
お客様の成長に伴走していきます。」

という考えにご賛同いただけましたパートナー様が得意とする、「整理整頓・収納」の極意を学ばせて頂きましたので、 皆様にご紹介いたします。

オフィスのなかを片づけたい!でも一体何から手を付けたらいいの…?とお悩みの方に、オフィスの片付けの進め方が必見です!

■「片付け」の必要要素とは?

ご自身の部屋の片付けと、オフィスの片付けの決定的な違いは「自分も使うけど、 自分に属していないモノ」という点です。

「使用者」は自分だけれど、「所有者」は会社。自分は必要ないと思っているけれど、 上司はまだ使えると判断している。保存のためのオフィス賃料を自分で支払っているわけでもないし、 片付けが自分の業務というわけでもない……。

社員ひとり一人がこのように考えていては、効率的なオフィス環境は遠ざかるばかりです。

改善の第一歩は「モノの整理」

整理には
・不要なものを取り除く
・整える
・分ける
という意味があります。

それぞれのポイントをチェックしましょう!

モノの適正量を決めよう

収納しているモノを一度全部出して分類することからスタートします。たった3つの分類です。

A:使ったもの 再度収納する
B:使っていないもの 処分の仕方を決めておく
C:迷うもの 保存期限を決めて一時保管

※基準は直近1年~2年で設定するとよいでしょう。

「実際に使ったか・使わなかったか」というシンプルな基準をもとに分類していくと、 「会社の仕事に必要なモノの量」がわかります。

モノの住所を決めよう

「A:使ったもの」に分類されたものは、「体の動線」「オフィスの動線」に合わせて収納します。

「体の動線」では、立った状態で目線の高さが一番のゴールデンゾーンです。下にかがむ行為はしやすいので、 重いものや次によく使うものは下。そして肩から上は身長差も影響するため、 Aの中で一番使わないもの・軽いものを上の方にと仕訳けていきます。

「オフィスの動線」では「どのゾーンで何をするか」を決めて、そのゾーンで使うものを収納します。

「C:迷うもの」については、段ボール箱などに入れ、中に入っているものと保存期間を、 箱を開けなくてもわかるように記入しておきましょう。

「B:使っていないもの」はゴミとして処分する以外にも、寄付をする、 売却するといった処分方法もあります。

ルールを決めて運用しよう

整理整頓は、「一度の大掃除」で完了するものではありません。 整理整頓された状態を維持するためには、「何のために整理をするかという共通認識」を持って、 ルールを決める必要があります。

一方的な「整理して」という指示だけでは、自己流で終わってしまいます。 人によっては、「空いているスペースに突っ込んでおけばよい」と思われてしまうかもしれません。

社員教育の一環として「わが社の整理整頓ルール」を策定してみてはいかがでしょうか。

■整理整頓の注意点


整理整頓された状態を維持するためのルール作りをするうえで注意すべきことがあります。 それは「主観的判断」や「世代間ギャップ」。

「これは当時高価だった」「シェアトップを獲得したときの記念に作成したノベルティ」 ……いわゆる感情に左右されてしまうのが主観的判断です。

世代間ギャップも大きなものがあります。例えばオフィス移転プロジェクトでは、 年輩の方ほど個人の収納スペースについて大きなタイプを希望されます。 若手社員は「ロッカーひと箱で十分」なのに、「なんとかキャビネット1本は欲しい……」というお声。 ペーパーレス化に馴染んだ若手と、「紙」がベースの年輩社員との感覚的なギャップです。

社員それぞれの主観的判断と世代間ギャップを放置したままでは、ルール作りをうまく進めることができません。 片付けを掘り下げれば、コミュニケーションの取り方に繋がります。

「あらかじめ決めたルール」を定期的に見直しながら、維持管理に努めましょう!

近い将来、オフィス家具に「扉の開閉回数」「モノの検索回数」などの客観的指標がわかるIT技術が導入されるようになれば、 これらの問題にわかりやすいアプローチで対応していけるようになるかもしれませんね。

■オフィス整理に必要なアイテム選び


テレワークが推進されると同時に、オフィスの価値は「コミュニケーション」に重きをおくようになりつつあります。 壁の少ない、オープン空間が増えると、壁が必要なキャビネットは配置が難しくなります。

そこで活躍するのが、ローキャビネットを組み合わせたレイアウトです。 腰から下のゾーンでも、立ったままモノを取れるよう「人の動線」を意識して収納を仕分けしましょう。

キャビネット選びのコツは「アクション数の少なさ」。

アクション数とはモノを取り出すまでに行う行動の回数のことです。 引き出しならば、引き出すのが1、次に物を取るのが2というようにカウントします。 このアクション数が2までであると一番良いとされています。

キャビネットの内部にさらにケースを入れるといった「工夫」の仕方によっては、 アクション数が増えてしまい、かえって使い勝手が悪くなってしまいます。

このアクション数管理はファイリングでも有効です。 30秒以内に、初めて書類を探す人が目的のファイルにたどり着くために2アクション以内で探し出せるようにします。

例えば、収納箱に「従業員履歴書」、箱の中のファイル名に「従業員履歴書:あ行」という形で記載しておけば、 誰でもその書類が何かわかります。これを「人事関係」としてしまうとわかりにくくなり、 関係ない収納箱を開け閉めして確認することになってしまいます。 「2アクションで目的にたどり着けるか?」という視点で収納アイテム選びは、オフィスだけでなくご自宅の収納でも有効です!

■整理整頓されたオフィスのメリット

「仕事ができる人」は短い時間で多くのタスクをこなす方……というイメージはありませんか? そのための環境を用意するのが整理整頓されたオフィス空間です。

仕事が忙しすぎてデスクも頭のなかもカバンのなかも整理できていない…… という環境に陥ってしまった「サイン」として、オフィス内の環境をチェックできれば、経営のひとつの指標にもなります。

実際に、「乱雑な状態を視覚でとらえると、脳の疲労度が増す」というデータがあるのです。

また、文房具の集約は経費削減につながります。荷物を減らすことは災害時の安全な導線にも貢献します。 美しいオフィスが採用イメージアップに寄与することは言うまでもありません。

このように、整理整頓には時間効率、業務効率、経済的効果、精神的効果などさまざまなメリットがあります。

特に、オフィスの移転やレイアウト変更を検討する際は絶好の「整理整頓検討ポイント」です。 適正な収納量が明確になると、実際検討していたオフィス面積も適正かどうかを判断する材料にできます。家賃の削減にもつながるのです。

「オフィス環境で業績を上げる」ためのサポートを必要とされる経営者様、ぜひFRSまでご連絡ください!

【協力会社様】
株式会社ハート・コード様
東京都東池袋4-3-5-203号

https://www.heartscode.com/

ハート・コード様では、効率良く行える整理収納・片付けに関するセミナーを実施しております。 詳しくはセミナー情報をご確認ください。

◆セミナー情報

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