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コラム : 第20回

ペーパーレス化から始める、
フレキシブルな働き方を実現するには?


国会でも「ペーパーレス化を進める」というニュースがありました。
現在は、国会で配布される一部の書類に関しては紙の印刷物を全議員に配布することになっているようです。それらの書類は来年から電子データでの配布に切り替わる予定で、紙の配布がなくなると年間約4600万円の経費削減に繋がる見込みなんだとか・・・。

最近は企業の規模に限らずペーパーレス化を目指す企業が増えており フレキシブルな働き方をするための重要なファクターの一つにもなってきています。
ペーパーレス化のメリット・デメリット、進め方のポイントをご紹介いたします。

■目的、メリット・デメリットについて


【目的】
実は「ペーパーレス化」という言葉は10年以上前から使われているとご存知でしたか?
かつてのペーパーレス化の目的は「コスト削減」や「セキュリティ」であったのに対し、ここ数年のペーパーレス化はその2つに加え、「フレキシブルな働き方の実現」「生産性向上」が上げられます。

【メリット】
・フリーアドレスを導入しているオフィス
毎日違う席に座る、フリーアドレス。承認フローが電子化されていれば、
提出先の人を探さなくて済みます。

・スペースの有効活用
紙を保存する書庫、どんどん増えていませんか。
実際保管していても出し入れする頻度が少ない紙も多く存在すると思います。
その分の書庫が減らせたら、集中スペースやフリースペース、ミーティングスペースなどその企業の働き方に合わせて有益な機能を増やせるかもしれません。

・検索性の向上
紙を書庫に保存すると管理は属人的になりがちです。
どこに書類が保管されているか分からないことも多々。
データ化し、全員で共有・閲覧・検索ができるようになれば〇〇さんでないと保存先が分からない!なんてことも防げます。

【デメリット】
・運用が継続が困難!?
初めは上手く進めても途中で運用が上手くできないなどの理由で途中でやめてしまうというケースもあります。

・労力と時間が必要
始めようと思っていても直ぐに全部がキレイに整理される訳ではありません。
地道に減らしていけるよう、長期的なスケジュールを組み、継続できるような運用にする必要があります。

■進め方のポイントは?


ペーパーレス化をやったほうがいいことが分かっていても、できない理由や最適な運用が分からないという事も多いはずです。

【現在の運用フローの確認】
まずは現在の全体像を知っておく必要があります。
どのように紙が社内で回され、保管されているかを確認することで保存が必要な紙、削減できる紙、データ化できる紙と整理することができます。
ある企業では運用の確認をしたところ、同じ書類を稟議が回る複数の部署で保管していた事実が判明したとか!?

【継続的にできるか心配】
社員向けに説明会を実施する。
どんな改革にも言えることですが、実施をするには社員への理解がないと進みません。
複数回行うことになるかもしれませんが、早い段階で改革に対するネガティブ要因を解消しておくのも継続の秘訣です。

【紙の整理の実施】
まずはシンプルに自席のデスクの上から始め、ワゴンや書庫がある企業は、ワゴンを一段ずつ整理し、少しずつ減らしていくと無理なく進めやすくなります。
一気に大量の紙を整理したくなりがちですが、ここは少しずつ時間を掛けていくことで社員のストレスも軽減できそうです。

【ICTを活用してみる】
企業規模にもよりますが、ICTツールを活用する手段も検討が必要です。
例えば稟議や承認、捺印の申請など紙を社内でグルグル紙を回す運用が根付いている企業様は、電子承認システムや電子捺印を導入すると申請から承認、捺印までを完結することができ、遠隔での対応も可能となり業務効率が向上します。
また、iPadやPC貸与をすることで会議でも紙を印刷して共有することなくデバイスで閲覧ができるようになります。

【どうしても置いておかなければならない紙はどうする!?】
業種によっては、紙原本をある一定の期間保存しなければならない企業様もいらっしゃると思います。書類が多く、閲覧頻度が低い場合は外部に預けてみてはいかがでしょうか。
弊社がおススメする万全な管理の中、荷物や書類を預けられるサービスをご紹介いたします。

〇サービス内容
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・預けた書類の管理体制も万全

■まとめ

いかがでしたでしょうか。

ペーパーレス化が進み、紙がデータ化される事で必要な情報にどこからでもアクセスができるようになり、働く場所を選ばずに業務を進めることが可能となります。
会社に書類があるがゆえに戻らなければならなかったり、社内でフリーアドレスになっていても紙が保存されている場所に人が集中してしまったりすることを防ぐことができます。ペーパーレス化が浸透すればテレワーク制度や社内フリーアドレスなど企業様に合った新しい働き方を始めることができるかもしれません。
一度社内の紙を整理してみてはいかがでしょうか。