お問い合わせ

コラム : 第11回

ICT活用により柔軟な働き方を可能にする「テレワーク」とは?


2020年東京オリンピック・パラリンピックの開催も近づき、大会に向け競技施設の建設、通信インフラの整備、宿泊施設の補填、と着々と準備が進んでおります。


そんな中、国土交通省の調べによると大会期間中の観客・他大会スタッフ含め最大約92万人/日、うち78%の人が鉄道を利用する予定であると推測し、東京都の公共交通機関及び、道路の混雑による混乱が懸念されています。

2012年のロンドンオリンピックでは、ロンドン市内の8割の企業がテレワークへの切り替えに成功した事から交通緩和に繋がったという事例があります。このロンドンの事例を元に、東京都も都内の企業に対し「テレワーク」の導入を促しており、大会期間中の交通混乱を避ける対策の一つとしています。しかし、テレワーク導入に伴う通信機器やシステム機器の購入は企業側の負担も大きいため、東京都が指定した条件を満たした企業には機器購入の補助金制度も開始しております。

働き方改革が進むここ数年、テレワークという言葉をよく耳にするようになりましたが改めてテレワークという働き方、導入率、またテレワークのメリット・デメリットをご紹介いたします。


■テレワークとは

テレワークとは 「Tele =離れた場所で + Work=働く」の造語で、ICTを活用し時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のことです。柔軟な働き方が実現できることで、従業員の多様なライフスタイルに応じた働き方を選択することが可能になります。

テレワークの種類は大きく3つに分類できます。


サードプレイスオフィスに関しては言えば、ここ数年の新築ビルに不動産会社が企画・運営するレンタル・シェア・コワーキングオフィスの設置や、移動時間の合間を有効活用できるサテライトオフィスの開設など、入居企業が求める柔軟な働き方や業務効率のニーズに答える動きが見受けられます。

また、かつてのサードプレイスオフィス利用企業の多くは、初期費用の手ごろさと賃貸期間を短く設定できるなどの理由から、設立が浅い企業や東京支店新規開設、短期プロジェクト用に利用するケースがほとんどでした。しかし最近では、企業間の交流や連携による事業タイアップなどを目的とするサードプレイスオフィスが増加した事から、企業規模問わずサードプレイスオフィスを利用するケースが増えてきています。


■テレワークの導入率

IDC Japanが発表した国内テレワーク導入率によると2017年テレワーク導入企業は14万社、2020年には29万社になると予測している。企業規模の内訳としては、中小企業では4.9%、大企業では23.6%と中小企業での導入が大幅に遅れているのが現状です。
(※中小企業:従業員が499人以下、大企業:従業員が500人以上とする)

導入が遅れている中小企業がテレワーク導入に踏み切れない理由として

  • 適正な労務、人事管理が難しい
  • 適した仕事が少ない
  • 導入にコストがかかる
  • 情報漏えいなどのセキュリティ問題

などが挙げられます。
その反面、テレワークの良い点としては

  • 優秀な人材の確保(介護や育児による退職などを防ぐ)
  • 通勤の必要がない
  • 交通費や移動費の経費削減
  • 作業に集中できる
  • BCP対策(災害や大型台風時でも業務が滞ることなく自宅で仕事を進められる)

と今後、労働人口の減少が顕著になる日本にとって各企業の人材確保は急務であり、人材確保の対策として働きやすい環境を整える企業が増えているのは事実です。


■どのようにテレワークを導入したらよいか。

①社内でトライアルを実施してみる
ネット上にはテレワークの事例がたくさん掲載されていますが、業態や事業規模により課題や結果は様々です。まずは限られたメンバーでトライアルを実施することです。トライアルを実施する事で導入に向けて何を行う必要があるか明確になり、「適した仕事がない」という企業に対しては自社業務の内容把握、整理、仕分けができ、テレワーク業務に当てられる業務も明確にすることができます。

②補助金制度を活用する
テレワーク導入には通信機器の導入は不可欠です。東京都では中堅・中小企業を対象とした助成金制度を設けております。条件を満たし、申請が通れば助成を受けられますので機器購入などに充てるのも一つの手段です。こういった制度を上手く使ってみてはいかがでしょうか。

東京都「テレワーク活用推進コース」

③テレワーク実施時のルールを策定し、社員に周知する
テレワーク導入による勤怠管理や情報漏えいは企業の大きな不安要素の一つです。最近では、始業・終業時に上長へのメールで管理する方法や、ICTを活用した勤怠管理を行う企業と対応は様々です。
トライアル実施する事でどういう勤怠を管理が良いか、どういうセキュリティ対策が良いかのルールを策定し、ルールの厳守していくことが大事です。そのためにも策定したルールは必ず社員と共有し、共通認識にしておく事が非常に大切になります。


■テレワーク導入に役立つICT利活用

①ビジネスチャットツール
社内での相談や情報共有に適しているとしてコミュニケーションツールの一つとして多くの企業で導入が進んでおります。
メリットはメールに比べレスポンス良く情報共有ができる、大容量のファイル送信ができるなど気軽にコミュニケーションを取るのに最適です。メール作成時間の効率にも繋がります。一方、デメリットとしてはレスポンスが早い分、チャット時間が長くなりがちな点と、休日・時間帯に関係なく受信してしまうこともあるため事前に活用ルールを決めておく必要があります。

【チャットツール】
  • Chatwork
  • Slack
  • Talknote
  • TeamHack    他多数
②LanScope 「活動状況の見える化」で勤怠・セキュリティを管理
テレワーク導入後の勤怠やデバイス機器のセキュリティを管理するツールです。
デスクトップPC、ノートPC、携帯電話など様々なデバイスに対応し、いつどこで、どれだけ作業しているかまた、その作業時間の管理もできます。
メリットはメールに比べレスポンス良く情報共有ができる、大容量のファイル送信ができるなど気軽にコミュニケーションを取るのに最適です。メール作成時間の効率にも繋がります。一方、デメリットとしてはレスポンスが早い分、チャット時間が長くなりがちな点と、休日・時間帯に関係なく受信してしまうこともあるため事前に活用ルールを決めておく必要があります。

  • 外出者の所在地、移動地履歴の確認
  • デバイス、アプリ、電話の利用ログ管理
  • 遠隔でのデバイスには画面ロックやデータ化
  • ドライブへのアクセスを制御し、紛失時は企業側で操作
    ※その他にも様々なケースを想定したオプションがあります
③Web会議システム
テレワーク時に複数名で会議が必要な際に便利なのがWeb会議システムです。
情報共有はもちろん、意思決定が必要な内容には有効的なツールです。
バラバラのメンバーがスケジュールを合わせて集まらなくとも、それぞれの場所からすぐに会議を始めることができるため移動時間の節約にもなります。

【Web会議ツール】
  • 「Cisco WebEx」:シスコシステムズ合同会社
  • 「V-Cube」:株式会社ブイキューブ
  • 「Meeting Plaza」:NTTテクノクロス株式会社
  • 「Live On」:ジャパンメディアシステム株式会社    他多数

いくつか商品をご紹介いたしましたが、商品によりサービスの内容は異なります。
対応利用人数、ファイルの共有、デスクトップの共有、画像ファイルの共有、多言語に対応しているか否かなどが挙げられます。導入する際にはどういった場面で利用する事が多いのか、どんな機能があると効率がよくなるのかをピックアップした上で商品選定をすると良いでしょう。

参考資料
※国土交通省「2020年オリンピック・パラリンピック東京大会の計画概要」
※IDC Japan株式会社「国内テレワーク導入率 産業分野別予測を発表」