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コラム : 第3回

オフィス面積を有効活用する方法とは?

上期も終りに近づき、「組織の変更」「来年の春に新卒を採用する」などの理由でオフィスがパンパン!!
レイアウト変更しないとな~、分室かな~、移転かな~と考えてる企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回はそんなパンパンなオフィスを解消すべく、レイアウト変更やオフィス面積を効率良く活用する方法をいくつかご紹介いたします。

■3UP!

1、限られたオフィスを有効活用で、面積効率UP

①対向島型からフレキシブルな丸テーブルで有効活用

■従来の対向島型のレイアウト

置かれたデスク分の席数が確保できます。人が増減する毎にデスクも増減する必要があります。

■丸テーブルに置き換えた場合

対向島型の場合、デスク分の席数しか確保できませんが丸テーブルに変更する事で人数が増減してもフレキシブルに対応ができます。

②打合せスペースをファミレスへ。打合せスペースを有効活用

■一般的な打合せスペース

良くみられる4名の打合せスペース。間仕切壁を建てて打合せスペースを作った場合チェアから壁の間は導線を考慮し900mm位あるのが好ましいとされています。

■ファミレス席に置き換えた場合

左図の一般的な打合せスペースをファミレス席に置き換えるとベンチシート後ろの導線を確保する必要がなくなるためより効率良く打合せスペースを作る事ができます。またファミレス席は、半オープンの場合でも、背もたれを高くすることで隣接スペースとの境界ができ、視線を気にせず打ち合わせができます。

③間仕切り壁を建てず執務スペースをフレキシブルに有効活用

■執務室内の空間を分ける場合

これまでは、執務スペースとリフレッシュスペースを間仕切り壁を建てて空間を分けるケースが多くありました。

■間仕切壁の代わりに什器や家具に置き換えた場合

空間を分ける方法は間仕切り壁だけではありません。社内にある家具(書棚など)、什器などで執務スペースとリフレッシュスペースの間に配置するだけでも空間を分ける事が出来ます。むしろ壁を建てるより圧迫感がなく、広く明るいスペースに感じる事ができます。また、増員により執務スペースを拡大する場合、間仕切り壁を壊す必要がなく、家具の配置転換のみで執務スペースを拡大できます。

④柱と柱の間のスペースを有効活用

■窓際に柱があるフロアの場合

ビルにより、柱が出ているビルがあります。柱と柱の間のスペースの使い方に迷いがち。

■柱と柱の間のスペースを有効活用

柱と柱のスペースを上手く使い、
ちょっと打合せするスペースや集中するスペースに有効活用ができます。打合せするために会議室を予約しないと打合せが出来なかったという方には会議室を予約する手間が省け、空いていれば予約する事無く利用できます。また、合わせて集中するスペースも確保できると業務効率も上がるのではないでしょうか。

■まとめ

限られたオフィス空間を有効活用するには様々な仕掛けが必要です。面積を減らすだけではなく「社内のコミュニケーションの活性化」、「生産性の向上」などを実現することも可能です。運用を含めた仕掛けに興味がある方は是非、弊社までお問合せください!

2、フリーアドレスでコミュニケーションも 面積効率もUP

フリーアドレスとは?

従来のオフィス環境のように社員が固定席を持たず、空いている席を使い仕事を行うことを言います。フリーアドレスを採用する企業様の目的としては様々ですが、大きなメリットとしては「社内の整理整頓・ペーパーレス化」、「オフィス内のスペース効率の向上」、「社内コミュニケーションの活性」の3つの効果を期待し、フリーアドレスを採用している企業様が多いです。

一方のデメリットとしては、

「職種により不向き」、「席が固定化されてしまう」、「誰がどこにいるのか分からなくなる」などが挙げられます。

■ 職種により不向き

日中の在席率が低い企業はフリーアドレススペースを社内ミーティングに使うなど、面積効率につながります。一方、在席率が高い管理部門や大きなデスクを使用するエンジニアが多い企業は、一般的にフリーアドレスには不向きとされています。フリーアドレスを採用する際は、職種ごとに現状を把握する必要があります。

■ 席が固定化されてしまう

フリーアドレスは他部署の方とのコミュニケーションが取れる良い機会でもありますので席が固定になっては意味がありません。

そのため毎日抽選で席決めしたりするなど、運用側の工夫も必要です。また、フリーアドレス席で個人の荷物が多くなる際はモバイルバッグがあると身の回りの物をひとつにまとめられ、持ち運びもできるので非常に便利です。

■ 誰がどこにいるのか分からなくなる

各個人に支給された携帯電話で誰がどこにいるか分かるような仕組みを作る事が多いです。上司と部下のコミュニケーションが不足にならないよう、1対1面談を週に1度行う取り決めをする企業様もあります。また、組織やグループ毎のチームアドレスにする事で、マネジメント上の不都合を解決できます。

【まとめ】

フリーアドレス導入するために大切なことは、フリーアドレスにする目的を社員に伝え、理解してもらう事。
働く環境の変化に対するアレルギーを緩和するためになぜフリアドにするかという目的の周知徹底は必要不可欠です。

3、社内に置かない!普段使わない物、書類。有効面積UPへ

これまでオフィスのレイアウトについてのご紹介をしてきましたが、レイアウト変更にもやはり限界があります。では分室を増やすか?という考えもありますが、今は賃料が高い市況である事と、空室率も低く都合よく近隣に見つかりません。新たにオフィスを借りるのは時間も経費も労力もかかります。


オフィスの倉庫、書庫に1年に数回しか「見ない」「使わない」「開けない」というものを置いていませんか。緊急性の低い物や書類はどんどん蓄積されますが、社内に置くしか手段がない!という企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。

従来のレンタル倉庫は初期費用、月額費用を支払ってスペースを借り、物の出し入れは企業様で行う事が多く年に数回とは言え、重い荷物や書類の出し入れ、運搬は非常に大変です。


そういった不便さがなく、手軽に安心して物、書類を預けられるサービスをご紹介いたします!今回ご紹介するサービスの内容は

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